Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt – cả về doanh số, quan trọng là tính hiệu quả và hiệu suất. Đó là lúc doanh nghiệp tự động hóa xuất hiện: Để duy trì tính cạnh tranh, bạn cần phải tự động hóa, hoặc ai đó sẽ tự động hóa bạn ra khỏi doanh nghiệp.

Bài chia sẻ từ Randy Clark, Giám đốc Tiếp thị của UC4 Software, công ty tự động hóa quy trình CNTT giúp hơn 2.000 doanh nghiệp tự động hóa hàng chục triệu hoạt động mỗi ngày dưới đây chắc hẳn sẽ giúp bạn “sáng mắt” hiểu rõ về tự động hóa doanh nghiệp.

1. Tự động hóa các quy trình đơn giản trước

Chọn nhiệm vụ không có giá trị gia tăng của con người. doanh nghiệp tự động hóa cho phép bạn tránh lỗi của con người trong khi tiết kiệm thời gian thực hiện.

2. Xây dựng một nền văn hóa “chấp nhận đồng thuận” tự động hóa

Mặc dù điều đó nghe có vẻ là một “công ty lớn”, nhưng nó áp dụng tốt hơn cho các doanh nghiệp nhỏ (và dễ thành công hơn).

Nhân viên thường miễn cưỡng chấp nhận tự động hóa bởi vì họ lo ngại rằng họ sẽ tự động hóa bản thân khi làm việc. Tuy nhiên, trong hầu hết các doanh nghiệp, những người có hiệu suất cao nhất có xu hướng tự động hóa nhiều nhất, dù chính thức hay không chính thức. (Đó là một lý do tại sao họ làm việc hiệu quả nhất.) Đó là những người tự động hóa bản thân khỏi công việc hiện tại và chuyển sang công việc tiếp theo.

Khi bạn nói về tự động hóa, hãy nói về những lợi ích đối với nhân viên, cả về chức năng hiện tại của họ và cách nó sẽ cho phép họ phát triển lên các vị trí cấp cao hơn. Tự động hóa các quy trình dễ dàng trước tiên sẽ cho phép bạn bắt đầu cuộc nói chuyện.

3. Bắt đầu với quy mô nhỏ và tập trung vào một chức năng kinh doanh

UC4 đã làm việc với một công ty đang cung cấp điện thoại thông minh trong khoảng 20 phút. Clark nói: “Sau khi tự động hóa, họ cắt giảm thời gian xuống còn hai phút”. Giá trị kinh doanh là rất lớn.

Chọn một chức năng có ROI ổn định. Sau đó chọn một chức năng khác. Khi bạn đạt được một vài thành công, nhân viên của bạn sẽ yêu cầu bạn tự động hóa một số chức năng nhất định. Bạn sẽ không phải thúc ép nhân viên của mình mà họ sẽ kéo bạn vào.

4. Tự động hóa quy trình

Khi bạn bắt đầu tự động hóa, lúc đầu bạn xác định quy trình, sau đó bạn mã hóa nó, sau đó bạn tự động hóa nó, và thường thì điều tự nhiên xảy ra là quy trình bắt đầu sụp đổ. Cuối cùng, quy trình sẽ biến mất vì quá trình đó đã được tự động hóa.

Nhiều khách hàng của UC4 bắt đầu với quy mô nhỏ và tự động hóa tăng dần, họ không giải quyết các sáng kiến ​​toàn diện. Về mặt tài chính, đó là một cách tiếp cận tuyệt vời vì bạn không cần phải tài trợ cho một dự án lớn.

5. Tạo một văn phòng dịch vụ tự động hóa

Khi bạn đạt đến một quy mô nhất định, bạn sẽ thấy mình có một hoặc hai chuyên gia tự động hóa trong tổ chức của mình, cộng với một vài nhân viên khác ở ngoại vi nhưng không phải là chuyên gia. Đừng ngại thiết lập “văn phòng dịch vụ tự động hóa” của riêng bạn. Nếu bạn đang thấy kết quả mà bạn nên làm, việc tạo một vài vị trí chỉ tập trung vào tự động hóa sẽ nhiều hơn là tự trả tiền.

6. Xây dựng lịch sử

Ghi lại những gì bạn làm: Nơi bạn bắt đầu, những gì bạn đã chi tiêu, kết quả như thế nào, và thực hiện điều đó cho mọi dự án. Nếu không, bạn sẽ mặc nhiên coi mình đã đi bao xa và bạn sẽ ngần ngại kích hoạt các dự án có thể mang lại ROI đáng kinh ngạc.

Ăn mừng thành công và ghi lại thành công của bạn. Đảm bảo bạn sẽ thấy mình đã hoàn thành nhiều hơn những gì bạn nghĩ.

7. Học hỏi từ những người lãnh đạo

Tìm chuyên gia tự động hóa tại một công ty lớn và kéo họ đến để khai mở sáng kiến ​​của bạn.

Những người đó gia tăng giá trị to lớn ngay lập tức. Họ có tầm nhìn để xem bạn có thể ở đâu trong vòng hai đến ba năm, họ biết cách làm đúng, họ hiểu yêu cầu của quản lý thay đổi tổ chức. Họ biết cách bắt đầu từ việc nhỏ và kết thúc lớn.

8. Chọn một đối tác công nghệ

Nếu bạn đạt đến điểm mà bạn muốn thu hút một nhà cung cấp, thì điều quan trọng là phải tìm hiểu trong vài năm và đảm bảo đối tác của bạn có phạm vi, sự đổi mới và công nghệ ở cấp độ phù hợp và có thể mở rộng quy mô với bạn.

Suy nghĩ về nơi bạn muốn ở trong ba năm. Đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn có thể hỗ trợ tầm nhìn đó và tính kinh tế phù hợp với doanh nghiệp của bạn.