1. KPI là gì?
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, một thước đo có thể định lượng được về hiệu suất theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể.
KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm tìm kiếm, các cột mốc để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mọi người trong tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn. Từ tài chính và nhân sự đến tiếp thị và bán hàng, các chỉ số hoạt động chính giúp mọi lĩnh vực của doanh nghiệp tiến lên ở cấp chiến lược.
2. Ý nghĩa KPI so với đo lường số liệu
Mặc dù các chỉ số và chỉ số hiệu suất chính có liên quan với nhau nhưng chúng không giống nhau.
KPI là những mục tiêu chính bạn nên theo dõi để tạo ra tác động lớn nhất đến kết quả kinh doanh chiến lược. KPI hỗ trợ chiến lược và giúp nhóm của bạn tập trung vào những gì quan trọng. Một ví dụ về chỉ số KPI là “khách hàng mới mục tiêu mỗi tháng”.
Các chỉ số đo lường sự thành công của các hoạt động kinh doanh hàng ngày hỗ trợ KPI của bạn. Mặc dù chúng ảnh hưởng đến kết quả của bạn, nhưng chúng không phải là những thước đo quan trọng nhất. Một số ví dụ bao gồm “lượt ghé qua cửa hàng hàng tháng” hoặc “lượt tải xuống sách trắng”.
Để xây dựng trí tuệ kinh doanh, bạn nên theo dõi cả các chỉ số hiệu suất chính chiến lược và các chỉ số chiến thuật. Bạn sẽ cần biết các chỉ số hỗ trợ của mình để hiểu rõ hơn về hiệu suất KPI.
3. Tại sao KPI lại quan trọng?
Nếu đã hiểu KPI là gì, chắc hẳn bạn cũng hiểu được tầm quan trọng của KPI. KPI đảm bảo nhóm của bạn đang hỗ trợ các mục tiêu chung của tổ chức. Dưới đây là một số lý do lớn nhất tại sao bạn cần các chỉ số KPI.
Giữ cho các nhóm của bạn được liên kết: Cho dù đo lường sự thành công của dự án hay hiệu suất của nhân viên, KPI giúp các nhóm luôn đi theo cùng một hướng.
Chỉ số kiểm tra sức khỏe: Các chỉ số hoạt động chính cung cấp cho bạn cái nhìn thực tế về tình hình hoạt động của tổ chức của bạn, từ các yếu tố rủi ro đến các chỉ số tài chính.
Thực hiện điều chỉnh: KPI giúp bạn nhìn thấy rõ ràng những thành công và thất bại của mình để bạn có thể làm được nhiều hơn những gì hiệu quả và ít hơn những gì không hiệu quả.
Giữ cho nhóm của bạn có trách nhiệm: Đảm bảo rằng mọi người đều cung cấp giá trị bằng các chỉ số KPI giúp nhân viên theo dõi tiến độ của họ và giúp người quản lý tiến hành mọi việc suôn sẻ.
4. Các loại KPI
Đã hiểu KPI là gì đến tầm quan trọng KPI, bạn cần biết thêm về các loại KPI. Các chỉ số KPI có nhiều loại. Trong khi một số được sử dụng để đo lường tiến độ hàng tháng so với một mục tiêu, những người khác có trọng tâm lâu dài hơn. Điểm chung của tất cả các KPI là chúng gắn liền với các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là tổng quan về một số loại KPI phổ biến nhất.
Chiến lược: Các chỉ số hiệu suất quan trọng có tầm ảnh hưởng lớn này giám sát các mục tiêu của tổ chức. Các giám đốc điều hành thường xem xét một hoặc hai KPI chiến lược để tìm hiểu xem tổ chức đang hoạt động như thế nào tại bất kỳ thời điểm nào. Ví dụ bao gồm lợi tức đầu tư, doanh thu và thị phần.
Hoạt động: Các KPI này thường đo lường hiệu suất trong một khung thời gian ngắn hơn và tập trung vào các quy trình và hiệu quả của tổ chức. Một số ví dụ bao gồm doanh số bán hàng theo khu vực, chi phí vận chuyển trung bình hàng tháng và giá mỗi chuyển đổi (CPA).
Đơn vị chức năng: Nhiều chỉ số hoạt động chính gắn liền với các chức năng cụ thể, chẳng hạn như tài chính hoặc CNTT. Mặc dù CNTT có thể theo dõi thời gian giải quyết hoặc thời gian hoạt động trung bình, KPI tài chính theo dõi tỷ suất lợi nhuận gộp hoặc tỷ suất lợi nhuận trên tài sản. Các KPI chức năng này cũng có thể được phân loại là chiến lược hoặc hoạt động.
Dẫn đầu hay tụt hậu: Bất kể loại KPI mà bạn xác định, bạn nên biết sự khác biệt giữa các chỉ số ưu tiên và các chỉ số báo tụt hậu. Vì các KPI hàng đầu có thể giúp dự đoán kết quả, nhưng các KPI tụt hậu lại theo dõi những gì đã xảy ra. Các tổ chức sử dụng kết hợp cả hai để đảm bảo họ đang theo dõi những gì quan trọng nhất.