Làm sao để nhân viên kỷ luật là một vấn đề cần thiết trong mọi tổ chức và đương nhiên chúng cũng đôi lúc “rất khó chịu”.

Kỷ luật hiệu quả có thể giúp điều chỉnh các vấn đề về hành vi của nhân viên và có thể tăng năng suất. Kỷ luật hiệu quả cũng sẽ giúp bảo vệ công ty của bạn trước các vụ kiện sai trái hay thậm chí là sai lầm đáng tiếc của nhân viên.

Điều quan trọng là phải có một chính sách kỷ luật được thiết kế một cách chiến lược để nhân viên của bạn biết làm sao để nhân viên kỷ luật, điều gì được mong đợi và điều gì sẽ xảy ra nếu họ không đạt được kỳ vọng.

Có được mức độ nhất quán này sẽ cung cấp cho tổ chức của bạn một sự ổn định mà tất cả nhân viên, quản lý và nhân sự của bạn sẽ đánh giá cao. Mi EDU gợi ý với bạn các bước sau để giúp bạn biết được làm sao để nhân viên kỷ luật.

Bước 1: Khiển trách bằng miệng

Những lời khiển trách bằng miệng nên được đưa ra ngay khi người quản lý hoặc người sử dụng lao động nhận thấy có vấn đề với hiệu suất hoặc hành vi của nhân viên.

Làm sao để nhân viên kỷ luật hiệu quả khi dùng cách này đây? Những lời khiển trách bằng miệng nên được đưa ra một cách tế nhị, để họ hiểu rằng những lời khiển trách là sự chỉ trích mang tính xây dựng chứ không phải là sự công kích cá nhân. Có thể hữu ích cho người sử dụng lao động hoặc người quản lý khi thiết kế một hình thức khiển trách bằng lời nói để có thể lưu giữ tài liệu bằng văn bản về những lời khiển trách bằng miệng.

Bước 2: Kỷ luật bằng cảnh báo bằng văn bản?

Nếu một nhân viên không phản ứng với lời khiển trách bằng lời nói hoặc bắt đầu bộc lộ thêm các vấn đề về hành vi, thì có thể cần phải đưa ra cảnh báo bằng văn bản. Một cảnh báo bằng văn bản hiệu quả phải nêu chi tiết chính xác những khía cạnh không mong muốn trong hành vi của nhân viên, cách nhân viên khắc phục những vấn đề này, làm sao để nhân viên kỷ luật và điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên không sửa chữa những vấn đề này. Nhân viên phải được cung cấp một bản sao của cảnh báo bằng văn bản đã được ký bởi người quản lý, nhân chứng và nhân viên vi phạm.

Bước 3: Tài liệu cuối cùng

Nếu một nhân viên tiếp tục có biểu hiện kém sau khi nhận được cảnh báo bằng văn bản, các nhà quản lý nên đưa ra tài liệu cuối cùng. Khi tài liệu cuối cùng được cung cấp, nhân viên nên được xem xét tất cả các lần khác rằng những lời khiển trách đã được đưa ra và ghi lại, trong khi các nhà quản lý giải thích rõ ràng cách họ được hướng dẫn để hành động và cách họ không đạt được kỳ vọng. Nhân viên nên hiểu rằng họ có thể bị chấm dứt hợp đồng nếu hành vi đó tiếp tục, nhưng vẫn nên được tạo cơ hội để đáp ứng các kỳ vọng và hướng dẫn làm sao để nhân viên kỷ luật.

Bước 4: Đình chỉ với thử việc

Nếu một nhân viên vẫn tiếp tục không đáp ứng được kỳ vọng sau khi tài liệu cuối cùng đã được cung cấp, bạn có thể cho nhân viên một cơ hội cuối dưới hình thức đình chỉ với thời gian thử việc tiếp theo. Thời gian thử việc có thể bao gồm lương, giám sát liên tục hoặc nỗ lực đào tạo lại. Trước khi một nhân viên bị đình chỉ, nên hỏi ý kiến các chuyên gia nhân sự.

Bước 5: Chấm dứt

Nếu một nhân viên tiếp tục có những hành vi tương tự sau thời gian đình chỉ hoặc không có phản ứng thuận lợi với việc đào tạo lại, thì rất tiếc đã đến lúc chuyển sang chấm dứt hợp đồng. Lúc này cuộc họp cuối cùng phải trực tiếp và nhân viên đó phải được cung cấp tài liệu và lời giải thích về lý do chính xác cho việc chấm dứt. Nếu tất cả các vấn đề về hành vi đã được ghi lại từng bước, người lao động sẽ không thể truy thu thất nghiệp hoặc nộp đơn kiện chấm dứt bất hợp pháp.

Mi EDU vừa cho bạn biết một số cách làm sao để nhân viên kỷ luật. Thật ra, bạn cũng có thể áp dụng các nguyên tắc đề xuất trong Đắc Nhân Tâm để thu phục nhân viên.

Công cụ không bao giờ cản trở con người nhưng con người với nhau luôn là một bài toán đòi hỏi chúng ta khôn khéo xử lý.