Kỹ năng giao việc hiệu quả nghe có vẻ dễ dàng — nếu quản lý hay nhân viên có thể làm tốt việc này sẽ khiến công việc trở nên thuận lợi — nhưng nó đòi hỏi rất nhiều sự tin tưởng, giao tiếp và phối hợp.

Nếu bạn là nhà quản lý học được kỹ năng giao việc hiệu quả, thuần thục thì mọi người trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy thoải mái, tinh thần trách nhiệm cao và kết quả chính là năng suất làm việc tốt.

Tại sao kỹ năng giao việc hiệu quả lại quan trọng đến vậy?

Là một nhà lãnh đạo hay quản lý, việc giao việc, ủy quyền rất quan trọng vì bạn không thể và không nên tự mình làm mọi thứ. Việc ủy ​​quyền trao quyền cho nhân viên xây dựng lòng tin và hỗ trợ phát triển nghề nghiệp. Đối với các nhà quản lý, nó giúp bạn học cách xác định ai là người phù hợp nhất để giải quyết các nhiệm vụ hoặc dự án.

Tất nhiên, việc giao việc ủy quyền có thể làm giảm bớt khối lượng công việc của bạn, nhưng theo Tiến sĩ Scott Williams, giáo sư quản lý tại Đại học Bang Wright, ủy quyền còn làm được nhiều điều hơn là chỉ giúp bạn hoàn thành công việc.

Đối với một hay nhiều người làm việc cho bạn sẽ có thể phát triển các kỹ năng mới và tích lũy kiến ​​thức, điều này giúp họ chuẩn bị cho nhiều trách nhiệm hơn trong tương lai.

Kỹ năng giao việc hiệu quả cũng có thể là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn tôn trọng khả năng của cấp dưới và bạn tin tưởng vào quyền quyết định cho họ. Những nhân viên cảm thấy rằng họ được tin tưởng và tôn trọng có mức độ cam kết cao hơn đối với công việc, tổ chức và đặc biệt là với người quản lý của họ.

Cách phát huy kỹ năng giao việc hiệu quả

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn giao việc hiệu quả hơn để nhóm của bạn chia sẻ khối lượng công việc và đạt được tiến độ mang lại lợi ích cho mọi người.

1. Chọn người phù hợp với công việc

Một phần của việc trở thành một nhà lãnh đạo giỏi hay quản lý giỏi là hiểu được điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của nhân viên. Nếu bạn cần ủy thác một nhiệm vụ đòi hỏi nhiều sự hợp tác để hoàn thành, đừng ủy thác nó cho người rất thích làm việc một mình. Hãy giao việc đó cho người nào đó thích cộng tác.

Nếu bạn đã kiếm được danh sách nhữn người phù hợp, hãy tạo thêm một danh sách các nhiệm vụ mà bạn đang muốn ủy quyền. Bạn có thể cân nhắc ngồi lại với nhóm của mình, xem qua danh sách và để mọi người tự chọn những nhiệm vụ mà họ quan tâm nhất muốn đảm nhận.

Để mọi người chọn những nhiệm vụ mà họ được giao phó là một cách khác để xây dựng lòng tin và truyền cảm hứng cho sự tham gia trong nhóm của bạn.

2. Giải thích lý do tại sao muốn giao việc

Kỹ năng giao việc hiệu quả thực sự hữu ích khi bạn cung cấp bối cảnh lý do tại sao bạn lại giao cho họ trách nhiệm đó.

Alex Cavoulacos, người sáng lập The Muse, cho biết: “Khi bạn chọn người để ủy thác, hãy cho họ biết lý do tại sao bạn chọn họ một cách cụ thể và bạn hy vọng điều này sẽ giúp họ phát triển như thế nào”. Việc này giúp họ xem mỗi nhiệm vụ được giao là cơ hội để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn hoặc phát triển các kỹ năng mới.

3. Cung cấp các hướng dẫn phù hợp

Nhà quản lý có kỹ năng giao việc hiệu quả tốt đều cung cấp thông tin cơ bản và quan trọng mà không cần quản lý vi mô. Stephen Covey, tác giả của 7 thói quen của những người hiệu quả cao, gợi ý rằng bạn nên ủy thác kết quả hơn là các phương pháp:

“Ví dụ, hãy nói, ‘Đây là những gì chúng ta đang làm. Đây là những gì chúng ta đang theo đuổi. Tôi muốn bạn bán được hàng, thay vì ‘Theo dõi những khách hàng tiềm năng đó,’ Covey nói.

Nói cho nhân viên biết mục tiêu của bạn hoặc các mốc quan trọng mà bạn hy vọng sẽ đạt được và để họ giải quyết vấn đề theo cách riêng của họ. Đừng tìm kiếm sự hoàn hảo hoặc quản lý vi mô; người khác có thể hoàn thành một nhiệm vụ khác với cách bạn làm. Miễn là bạn nhận được kết quả mà bạn đang tìm kiếm là được.

4. Cung cấp nguồn lực và đào tạo

Bạn phải đảm bảo người được giao nhiệm vụ của một công việc hoặc dự án có các công cụ và nguồn lực mà họ cần để thành công.

Cavoulacos nói: “Một nguyên tắc rèn luyện cơ bản là ‘Tôi làm, chúng ta làm, bạn làm’ (tức là xem tôi làm điều này, sau đó chúng ta cùng làm, bây giờ bạn hãy tự làm).

Đảm bảo rằng khi bạn giao việc, người đó có các công cụ và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ — hoặc cung cấp cách thức để họ thực hiện việc đó.

Ví dụ: nếu bạn yêu cầu ai đó sử dụng một công cụ cụ thể mà họ chưa bao giờ sử dụng trước đây để hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đảm bảo có một kế hoạch để họ làm quen với công cụ đó trước.

5. Ủy quyền trách nhiệm và quyền hạn

Có thể bạn đã từng rơi vào trường hợp được giao nhiệm vụ nhưng lại không cảm thấy mình được trao toàn quyền để đưa ra quyết định. Kết quả là, công việc bị đình trệ, cuối cùng bạn phải yêu cầu sự giúp đỡ và nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn của cả nhân viên và người quản lý.

Hãy nuôi dưỡng một môi trường và văn hóa nơi mọi người cảm thấy họ có thể đưa ra quyết định, đặt câu hỏi và thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành công việc.

6. Kiểm tra công việc và phản hồi hiệu quả

Không có gì tệ hơn việc một người quản lý giao việc cho nhân viên và sau đó đổ lỗi cho nhân viên khi có vấn đề xảy ra. Đừng trở thành người quản lý tồi đó bạn nhé. Nó phản ánh trực quan rằng bạn không hề có kỹ năng giao việc hiệu quả đấy.

Kiểm tra công việc bạn đã giao cho nhân viên khi hoàn thành, đảm bảo rằng họ đã làm đúng và cung cấp cho họ bất kỳ phản hồi nào cần thiết để cải thiện khi xử lý công việc sau này.

7. Nói lời cảm ơn

Khi ai đó hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn giao phó, hãy thể hiện sự đánh giá cao và chỉ ra những điều cụ thể mà họ đã làm đúng hoặc tốt.

Khi bạn ghi chú những chi tiết cụ thể đó, bạn đang cho mọi người một lộ trình về những gì họ nên tiếp tục làm để thành công.

Đây là bước đơn giản nhất nhưng là một trong những bước khó nhất đối với nhiều người. Nó sẽ truyền cảm hứng cho lòng trung thành, mang lại sự hài lòng thực sự cho công việc đã hoàn thành và trở thành cơ sở để cố vấn và đánh giá hiệu suất.

Hãy rèn luyện kỹ năng giao việc hiệu quả theo những cách trên, bạn sẽ thấy chúng kỳ diệu đến mức nào. Quản lý không chỉ dừng lại ở những quyết định, khả năng lãnh đạo, làm việc tốt mà còn ở khả năng biết dùng người.

Leave a Comment