Học kỹ năng xây dựng đội nhóm luôn là chủ đề được quan tâm nhiều khi muốn trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ.

7 nền tảng hiểu biết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu thêm về làm thế nào để học kỹ năng xây dựng đội nhóm.

1. Hiểu tầm quan trọng của lãnh đạo

Mỗi nhóm cần một người lãnh đạo để khuyến khích trách nhiệm, trao quyền theo mô hình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định hợp lý và duy trì động lực. Tuy nhiên, trưởng nhóm phù hợp không phải lúc nào cũng là người mà bạn mong đợi đầu tiên. Trưởng nhóm thường là những người biết nhiều nhất về dự án — có nghĩa là họ có thể không có nhiều kinh nghiệm trong việc lãnh đạo. Họ thậm chí có thể không phải là người có cấp bậc ‘cao cấp’ nhất trong phòng. Đó là lý do tại sao việc xây dựng các bài tập về kỹ năng lãnh đạo vào đào tạo làm việc nhóm của bạn ở nơi làm việc là rất quan trọng.

Vai trò của một trưởng nhóm mở rộng ra ngoài việc tiến hành các cuộc họp hàng ngày và nắm bắt các mục hành động. Người giữ vai trò lãnh đạo phải nhận ra tầm quan trọng của họ, mô hình hóa các hành vi được mong đợi và hiểu cách khai thác điểm mạnh của cá nhân để đạt được các mục tiêu đã vạch ra.

Vì thế muốn học kỹ năng xây dựng đội nhóm việc đầu tiên bạn cần phải hiểu tầm quan trọng của lãnh đạo là gì.

2. Tạo sự tập trung vào một mục tiêu chung

Để học kỹ năng xây dựng đội nhóm, việc thứ hai là tập trung. Khi các nhóm bị phân tâm và đi lạc khỏi các mục tiêu đã xác định, dự án sẽ mất nhiều thời gian hơn, hoặc tệ hơn là không bao giờ đạt được mục tiêu chung. Ngay cả khi các nhóm đang thực hiện một dự án đơn giản, các thành viên trong nhóm vẫn cần xem nó như một dự án của riêng họ. Nhưng để dự án đó thực sự tốt nhất có thể, mỗi người trong nhóm phải đồng lòng tập trung vào một mục tiêu chung.

Không có gì lạ khi các cá nhân trong một nhóm bị kéo theo nhiều hướng. Họ có các nhiệm vụ hàng ngày phải hoàn thành, các dự án dài hạn cần tiến hành và các mục tiêu của bộ phận cần ghi nhớ. Trình bày rõ ràng và lặp lại mục tiêu chung của nhóm có thể giúp nhóm duy trì sự tập trung, đặc biệt là giữa các cuộc họp.

3. Xác định rõ ràng các vai trò trong nhóm nhỏ

Khi một nhóm phải đối mặt với một mục tiêu lớn, cách tốt nhất là tạo các nhóm hoặc nhóm nhỏ hơn trong dự án để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể hơn hỗ trợ mục tiêu tổng thể. Mục tiêu của một nhóm con cũng được tập trung chặt chẽ hơn so với mục tiêu chung của cả nhóm. Điều này có nghĩa là sẽ có ít ý kiến ​​đóng góp hơn từ các thành viên cấp cao hơn, những người nhiệt tình nhất với ‘bức tranh lớn’. Thay vào đó, để học kỹ năng xây dựng đội nhóm, các thành viên nhóm con có kiến ​​thức chuyên môn sẽ hướng nhóm con hướng tới mục tiêu của nó.

Mỗi nhóm con cần có người lãnh đạo riêng, sự tập trung nhất trí vào một mục tiêu chung, v.v. Họ cũng phải phục tùng đội lớn hơn, luôn ủng hộ mục tiêu lớn hơn.

4. Khai thác tài nguyên được chia sẻ của bạn

Nhiều người chỉ xem xét các nguồn lực khó – tiền bạc, thiết bị, công nghệ, v.v Khi nghĩ về các nguồn lực được chia sẻ giữa một nhóm (Google, Slack, Asana,…). Tuy nhiên, tài nguyên mềm cũng quan trọng không kém khi lập danh mục hàng tồn kho tài nguyên dùng chung. Mặc dù chúng có vẻ không phải là những yếu tố phải được chia sẻ để thành công trong nhóm, nhưng hãy nghĩ về điều gì sẽ xảy ra nếu chỉ một người đam mê với dự án của nhóm, hoặc nếu chỉ một người từng cố gắng vượt qua những rào cản dự án không thể tránh khỏi đã nảy sinh. Cũng như khi các nguồn lực cứng không được phân bổ một cách công bằng, thì dự án khó có thể hoàn thành.

Trong một môi trường làm việc mà ngân sách được tuân thủ chặt chẽ và năng suất cá nhân được coi trọng, việc chia sẻ hiệu quả các nguồn lực, cả cứng và mềm có thể là một thách thức về mặt văn hóa. Các tổ chức cam kết cải thiện tinh thần đồng đội phải làm rõ rằng các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào các nguồn lực mà họ cần để hoàn thành mục tiêu của họ, như thế bản thân mỗi người mới tự ý thức học kỹ năng xây dựng đội nhóm.

5. Sử dụng giao tiếp thường xuyên và hiệu quả

Mỗi cá nhân trong đội phải luôn có thể nói, “Tôi biết những gì tôi cần biết” và “Tôi hiểu mọi thứ”. Nếu hai tuyên bố này không đúng tại bất kỳ thời điểm nào, nhóm nghiên cứu sẽ có nguy cơ đổ vỡ. Chìa khóa để giao tiếp trong một nhóm là phải thường xuyên và hiệu quả. Và hãy nhớ rằng giao tiếp hiệu quả đòi hỏi tất cả các thành viên trong nhóm phải biết ở cấp độ cao những gì đang diễn ra trong nhóm, nhưng cũng phải thực sự hiểu những gì đang diễn ra.

Giao tiếp hiệu quả trong một nhóm đòi hỏi cả các kỹ năng phù hợp và các công cụ phù hợp. Việc đào tạo liên tục có thể giúp xây dựng các kỹ năng cần thiết để cải thiện tinh thần làm việc nhóm, chẳng hạn như lắng nghe tích cực, đưa ra phản hồi và tạo môi trường để mọi người thoải mái lên tiếng. Các công cụ phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhóm, nhưng có thể bao gồm hệ thống quản lý tài liệu, nền tảng nhắn tin nội bộ hoặc hệ thống chia sẻ và lưu trữ các ghi chú cuộc họp.

6. Nỗ lực nhiệt tình, nhất quán và thống nhất

Toàn bộ điểm của việc tạo nhóm là để hoàn thành một mục tiêu cụ thể. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của tất cả mọi người, nhưng trừ khi nỗ lực đó đáp ứng các tiêu chí nhất định, bạn sẽ sớm thấy mình quay bánh xe. Mọi nhân viên đều nên nỗ lực nhất quán, đoàn kết, nhiệt tình — nhưng, thật không may, điều đó không phải lúc nào cũng vậy. Đó là lý do tại sao các trưởng nhóm phải thông báo trước về mức độ cam kết cá nhân và kỷ luật sẽ được mong đợi ở mỗi thành viên.

Ngoài việc nêu rõ sự cần thiết của loại nỗ lực này, các trưởng nhóm cũng phải mô hình hóa các hành vi mong muốn. Nếu các thành viên trong nhóm thấy rằng người lãnh đạo của họ không chịu trách nhiệm về các cam kết của họ hoặc viện lý do cho công việc không đạt tiêu chuẩn, thì cuối cùng họ sẽ kết luận rằng đây là hành vi có thể chấp nhận được và phản ánh mức độ nỗ lực của người lãnh đạo của họ.

7. Làm việc định kỳ và tạm thời ngăn chặn cái tôi

Về cơ bản, nguyên tắc làm việc nhóm liên quan đến cái tôi là đảm bảo rằng các chương trình nghị sự của cá nhân không chiếm lấy mục tiêu của nhóm, ngăn cản sự đóng góp hoặc phát triển của các thành viên khác trong nhóm và tạo ra một chu kỳ làm giảm hiệu quả của nhóm. Sẽ không có nhóm nào thành công nếu nó bao gồm các thành viên với thái độ “tôi là trên hết”. Làm việc nhóm thành công phụ thuộc vào cảm giác của mỗi cá nhân rằng sự đóng góp của họ là quan trọng.

Giữ cho cái tôi trong tầm kiểm soát mà không tiêu diệt chúng đòi hỏi một sự cân bằng tinh tế. Mọi người trong nhóm phải cố ý quản lý cái tôi của mình và chuyển trọng tâm từ các chương trình nghị sự của cá nhân sang các mục tiêu của nhóm để đạt được kết quả mong muốn một cách hiệu quả.

Các bước tiếp theo để cải thiện tinh thần đồng đội tại nơi làm việc

Mặc dù các nhóm trong tổ chức của bạn có thể đã nắm vững một số yếu tố của danh sách này, nhưng điều quan trọng là phải hiểu rằng để cải thiện tinh thần đồng đội ở nơi làm việc, điều đó không thể được thực hiện một mình. Vì vậy, nếu bạn cam kết tạo ra một nơi làm việc mà tinh thần đồng đội phát triển, hãy bắt đầu bằng cách thực hiện đánh giá để xác định những lĩnh vực nào có thể cải thiện. Bạn chắc chắn sẽ tìm thấy một vài khoảng trống. Khi bạn làm như vậy, hãy cung cấp sự phát triển năng lực để đưa tất cả bảy nền tảng trở lại trạng thái cân bằng và xem các tổ chức trong nhóm của bạn chuyển đổi như thế nào.