Quản trị thực thi đã góp phần “tinh chỉnh” quá trình thực hiện công việc ở rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Tùy vào từng ngành nghề, từng mô hình, các yếu tố trong quản trị thực thi có thể thay đổi đôi chút, nhưng chắc chắn sẽ đầy đủ các yếu tố cơ bản sau. Hãy cùng Mi Edu checklist để tối ưu quản trị thực thi hiệu quả hơn nhé.

Quản trị thực thi – Các yếu tố cơ bản

1. Thiết lập mục tiêu

Bạn cần đặt mục tiêu đúng cách. Nhân viên phải hiểu được về lý do tại sao các mục tiêu này lại quan trọng và vai trò của họ trong tổ chức. Nhân viên sẽ quan tâm nhiều hơn và gắn bó hơn nhiều khi họ biết – và thực sự hiểu – công việc của họ quan trọng như thế nào.

Thiết lập mục tiêu phải là một quá trình hợp tác. Khi các mục tiêu giảm dần từ cấp cao trong một tổ chức. Vì vậy, việc thiết lập mục tiêu nên liên quan đến cuộc họp với nhân viên và minh bạch về mục tiêu, hướng đi và những trở ngại của công ty. Được trang bị thông tin này, nhân viên có thể tạo ra các mục tiêu bổ sung cho các mục tiêu của tổ chức và đưa ra các quyết định hàng ngày phù hợp nhất.

Bạn sẽ thấy nhân viên sẽ có cảm giác tự chủ và làm chủ cao hơn đối với công việc của họ. Và đương nhiên, điều này dẫn đến cải thiện hiệu suất của nhân viên.

2. Giao tiếp và cộng tác minh bạch

Nhân viên muốn – và xứng đáng được người quản lý và lãnh đạo của họ cởi mở và minh bạch. Họ không muốn bị giam giữ trong bóng tối khi công ty của họ đang trải qua thời kỳ khó khăn. Họ muốn được cập nhật thông tin thích hợp. Trên hết, họ muốn giao tiếp trong thời gian thực trong khi xây dựng mối quan hệ lành mạnh với đồng nghiệp và người quản lý của họ. Điều này sẽ liên quan đến phản hồi thường xuyên và thảo luận trung thực – ngay cả khi giao tiếp như vậy khó khăn hoặc không thoải mái lúc đầu.

3. Sự công nhận của nhân viên

Một hệ thống quản lý hiệu quả hoạt động cần ưu tiên sự công nhận và khen thưởng của nhân viên. Nhân viên nên cảm thấy có giá trị và được đánh giá cao đối với công việc họ làm và nỗ lực họ đã bỏ ra. Nếu sự công nhận của nhân viên không được ưu tiên, điều này rất có thể sẽ có ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu tự nguyện của bạn.

4. Phản hồi và đánh giá trung thực và thường xuyên

Phản hồi càng thường xuyên và chính xác, hiệu suất cá nhân càng tốt. Nhân viên muốn có những hiểu biết thường xuyên về công việc của họ và những nhân viên có thông tin tốt hơn về hiệu suất của họ thì họ càng có khả năng cải thiện và vượt trội hơn.

5. Phát triển nhân viên

Không một nhân viên hàng đầu đầy tham vọng nào muốn ở lại công ty lâu dài mà không được trau dồi và phát triển kỹ năng nào. Thăng tiến và phát triển là điều quan trọng đối với nhân viên – chưa kể, các công ty được hưởng lợi khi nhân viên có kỹ năng và năng lực hơn.

Nhìn chung có thể thấy, quá trình quản trị thực thi đáp ứng được:

• Có được sự đồng tình từ lãnh đạo và quản lý cấp cao đến quản lý hiệu suất
• Đảm bảo chu trình quản lý thực thi là liên tục
• Đảm bảo các cuộc trò chuyện và đánh giá về hiệu suất có ý nghĩa và không phải là các bài tập “đánh dấu”
• Dễ dàng áp dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý hoạt động hiệu quả nếu cần

Điều gì làm cho các hệ thống quản trị thực thi hoạt động kém hiệu quả và kém hấp dẫn?

Đáng buồn thay, chỉ có khoảng 14% doanh nghiệp cho biết họ hài lòng với quản trị thực thi hiện tại của họ. Dưới đây là một số điều không hay có thể xảy ra:

• Quản trị thực thi ở doanh nghiệp bạn không công bằng hoặc không chính xác - Điều này thường xảy ra khi các đánh giá hàng năm được ưu tiên hơn hoạt động quản trị thực thi. Rốt cuộc, làm thế nào để một nhân viên có thể được đánh giá và đối xử công bằng, chính xác khi thành tích cả năm của họ được tổng kết trong một buổi họp? Người quản lý có thể nhớ tất cả các sự kiện liên quan từ một năm trước không – và nhân viên sẽ nhận được mức độ phản hồi, động lực, hỗ trợ và công nhận thích hợp như thế nào? Trên thực tế – làm sao cuộc đánh giá hàng năm có thể công bằng nếu không có mối quan hệ hiện hữu và tin cậy giữa nhân viên và người quản lý?
• Các nhà quản lý đang coi việc quản trị thực thi như công việc “checklist”. Điều này xảy ra khi các nhà quản lý rà soát hoạt động, thực hiện đánh giá và đưa ra phản hồi khá máy móc. Những người quản lý này có thể sử dụng một công cụ nào đó, chẳng hạn như các mục tiêu phát triển cá nhân và thực hiện những điều tối thiểu nhất với nhân viên mà không cần xem xét lại và sửa đổi chúng. Đây là một dấu hiệu cảnh báo rất lớn về một hệ thống quản lý kém hiệu quả.
• Bạn phụ thuộc quá nhiều vào giấy - Các doanh nghiệp ngày nay có thể phát triển nhanh chóng đến mức hệ thống giấy và bút trở nên thừa thãi. Ngày nay, công nghệ có giá cả phải chăng hơn, đơn giản hơn và dễ tiếp cận hơn bao giờ hết. Để thực sự hiệu quả, các công ty cần đầu tư nhiều hơn vào công nghệ tinh gọn, dễ sử dụng.
• Hệ thống của bạn tập trung nhiều vào đánh giá hơn là huấn luyện - Một điều khiến nhân viên sợ hãi các cuộc thảo luận về hiệu suất là làm cho họ cảm thấy rằng họ sắp bị người quản lý đánh giá mỗi khi họ trò chuyện. Thay vì xé bỏ nhân viên, các nhà quản lý nên là một huấn luyện viên. Họ nên ủng hộ và khuyến khích, thay vì độc tài và thiếu kiên nhẫn.

Hy vọng những điều trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn cải thiện hiệu quả quá trình quản trị thực thi.